北村メンタルヘルス学術振興財団

【お詫びとご報告】Googleフォームの誤った設定により、研究助成応募者の個人情報の閲覧が一時的に可能な状況になってしまったことへのお詫びについて

内容

本財団の2025年度研究助成事業の申込み受付において、誤った設定をしてしまったために、お申込み頂いた方の個人情報が一時的に他のお申込者様から閲覧できる状態となっておりました。
お申込み頂いた皆様に、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

【経緯】

北村メンタルヘルス学術振興財団による2025年度の研究助成事業の申込み受付を、7月上旬より開始いたしました。
その後、11月30日に申込みを終了しましたが、前日の11月29日にお申込み者様より、申込み状況を確認したいというご要望をいただき、受付に使用したGoogleフォームを「結果の概要を表示する」に設定しました。
この設定の変更により、その後の申込フォームに設置される「前の回答を表示」というリンクを選ぶと、お申込み頂いた方の氏名、電話番号、メールアドレスがそれぞれの項目ごとに閲覧できる状況となっておりました。
尚、応募内容は氏、名、電話、メールアドレスそれぞれの項目ごとにまとめられていたため、個人の情報を一体的に把握できる閲覧状況ではございませんでした。
例：OX大学の△村凸則氏の「産後うつ病に関する研究」は、所属機関として「OX大学」が１件、氏として「△村」が１件、名として「凸則」が１件、研究課題名として「産後うつ病に関する研究」が１件表示されますが、これらが同一人物の同一課題のデータであることは同定できません（＝「△村」氏の名が「凸則」であるとの紐づけはできません）。
お申込みいただいた方の人数は42名でした。
なお、お申込み頂いた方より閲覧可能であるというご指摘をいただき、1月14日に設定を変更し、情報の閲覧を停止したところでございます。

【対応】

1月14日から、対象となる方全員へ電話及び電子メールにより、事態のご説明とお詫びの連絡を行っております。
また、財団関係の他のGoogleフォームについて全て確認を行い、以前の研究助成を含め同様の設定はしていないことを確認しております。

【再発防止策】

再発防止に向けて、個人情報の収集および管理の際に遵守すべき事項をスタッフ全員に周知徹底してまいります。

【この件に関するお問い合わせ】

北村メンタルヘルス学術振興財団事務局　担当：宮本
メールアドレス：info@kitamura-foundation.org